Ordem de serviço pode influenciar no resultado de sua oficina?

No dia a dia das oficinas mecânicas os gestores lidam com tantas tarefas que podem deixar  passar despercebida detalhes importantes na execução de um serviço e que acaba resultando em um cliente mal atendido. Por este motivo que se faz necessário a abertura de uma Ordem de Serviço bem feita. Essa ferramenta é essencial para que sua oficina mecânica tenha uma gestão eficiente dos serviços realizados, na comunicação das demandas e no controle dos clientes atendidos. Basicamente em uma oficina mecânica tudo passa pela Ordem de serviço.

A boa notícia é que já existem tecnologias que podem melhorar, e muito, na execução desse processo. Vamos entender mais.

Ordem de serviço: o que é?

Uma Ordem de Serviço (OS) é um documento que é feito para formalizar e listar todos os serviços e peças que serão utilizados na reparação de um veículo. Quando o cliente chega ao estabelecimento, ele tem uma demanda ou necessidade, Assim que ele é atendido pelo administrador ou um funcionário, abre-se uma Ordem de Serviço para que exista uma comunicação interna indispensável sobre o trabalho que precisa ser efetuado.

Através das informações contidas em uma ordem de serviço, e que o mecânico saberá que ele deve checar e o que deverá ser feito, mas também é na Ordem se serviço que temos a data de entrada, o responsável, os dados e contato do cliente, dados do carro, os valores dos serviços, etc. Dessa forma, o documento acaba servindo como um importante banco de dados.

Como é montada uma Ordem de Serviço

Uma Ordem de Serviço pode variar bastante, dependendo da atividade exercida pela oficina mecânica, mas, em geral, além de trazer as informações citadas acima, é preciso que o documento tenha um número para que se consiga discernir uma Ordem de Serviço das outras, mantendo-se uma organização confiável entre cada uma delas. Entre os dados que podem vir registrados, estão: a descrição do serviço a ser realizado, o valor a ser cobrado, a forma de pagamento ajustada, a indicação dos produtos ou das tarefas que estão envolvidas nessa manutenção, e muito mais.

Para que serve uma Ordem de Serviço

O documento não serve apenas para autorizar a realização de um serviço na oficina, ou para indicar o que deve ser feito em relação à demanda que o cliente apresentou. Como a ordem de serviço carrega informações financeiras, é possível ao gestor ou ao dono da oficina conseguir calcular os custos dos materiais que serão usados nessa manutenção, bem como os custos da mão de obra necessária para executar o serviço com sucesso, dentro do prazo estipulado. E isso servirá como informação estratégica para controle de estoque e gestão financeira.

Informações que podem faltar em uma OS:

•   Dados do cliente;
•   Identificação do serviço – número, data, emissão, nome de quem preencheu;
•   Descrição dos reparos e serviços que serão realizados;
•   Recomendações extras sobre procedimentos.

Temos várias informações para acompanhar, por isto que cada vez mais vem ficando claro que a melhor forma de lidar com as Ordens de Serviço é investir em um sistema para controlar todos os dados, desde a hora que o cliente entrar na sua oficina até a hora que o carro sai, e o que é melhor de forma prática, rápida e que supra todas as suas necessidades.

A tecnologia para o dia a dia

softwares de gestão ajudam no gerenciamento de oficinas, além de serem excelentes para gestão de Ordens de Serviço, fazem gestão de pagamentos e recebimentos, cadastro de fornecedores e clientes, ajudam na economia de recursos materiais e de tempo tornando a oficina mais produtiva eficaz. E se a tecnologia usada pela sua empresa for pela web você terá muito mais flexibilidade para gerar as suas Ordens de Serviço e acompanhar a sua correta execução pelos funcionários, e ainda poderá acessar com tablets e smartphones.

O que está esperando para ter um melhor controle para sua oficina e mais satisfação para seus clientes!