Um software vai ajudar na gestão da oficina

O avanço da tecnologia é um grande aliado para o crescimento de micro e pequenas empresas, não importando qual seja o ramo de atuação.

Com este avanço as novas demandas no mundo dos negócios, aumenta cada vez mais a necessidade do uso de softwares e ferramentas de gestão para auxiliar a rotina diária das oficinas mecânicas. Antigamente as oficinas eram escuras, sujas de graxa e com peças amontoadas. Estes modelos estão perdendo espaço para um ambiente organizado, limpo e, claro, informatizado.

Além das melhorias no aspecto visual, os donos de oficinas devem se preocupar com as ferramentas de gestão que facilitam na identificação dos resultados, reduz custos, ajudam no controle de estoque, garantindo rapidez no atendimento e melhorando a satisfação do cliente.

Mas se estamos em meio a crise, porque devo investir em software para gestão da oficina?
Ter controle gerencial é a base para o crescimento de qualquer empreendimentos, a tecnologia permite um crescimento sustentável e uma gestão ágil e eficaz. Em um cenário de instabilidade econômica, uma gestão eficiente é um grande diferencial para a continuidade dos negócios.
Softwares e ferramentas de comunicação possibilitam que empresas compartilhem informações mais rápido e melhor, reduzindo custos. Atualmente, é possível encontrar sistemas de gestão em nuvem, permitindo administração de qualquer lugar que possua internet.

Entendemos que o orçamento disponível para investimentos é apertado, e muitos proprietários de oficina sequer têm um. Mas muito pior que isto é não ter controle exato de tudo que entra e sai de sua oficina.

Mas manter uma oficina com uma aparência envelhecida e ultrapassada pode pesar na imagem do negócio e gerar maiores esforços na execução de tarefas. Até porque o tempo para a manutenção dos veículos pode ficar maior, e o cliente pode nem voltar.

E não é só com as ferramentas e equipamentos que você deve se preocupar. O cliente também precisa perceber organização em seu modelo de gestão. Imagine um cliente frequente em sua oficina a vários anos, e toda vez que ele entra em sua oficina você tem que pegar os dados dele (Nome, telefone, email, endereço) tudo novamente. Ou se o cliente quiser saber qual a ultima vez que foi trocado a correia do carro, embora feito em sua oficina você não consegue dar esta informação. Sem contar os seus controles gerenciais, por exemplo: Quantas Ordens de Serviço foram feitas no mês? Quantos clientes nós temos? Qual é seu custo fixo? Quais contas não foram recebidas no último mês?

Percebe que um Software para oficina mecânica é uma ferramenta muito estratégica na nova gestão. Invista em um software que auxilie na estruturação da sua oficina. Escolha um que possua uma interface amigável e de fácil entendimento, que seja funcional e com uma abordagem completa do controle de atividades: cadastro de clientes, Gestão de O.S executadas, acompanhamento financeiro, estoque, dentre outros.

Veja aplicação de como um software pode ajudar na gestão de sua oficina!

Cadastre seus clientes da oficina

É importante manter um cadastro atualizado dos seus clientes. Afinal é preciso conhecer o perfil do seu público para atendê-lo com qualidade. Alguns clientes prezam pela rapidez, outros por um atendimento mais personalizado. Além disso, com um cadastro atualizado vai te ajudar a controlar o que já foi feito ou não no carro do seu cliente, ou seja, se ele não se lembrar do que já foi arrumado  você pode lembrá-lo do serviço. Isso promove uma aproximação que gera fidelização e que vai resultar em mais frutos.

Segmentar sua oficina mecânica.

Algumas oficinas se especializam em um determinado segmento e se tornam referência no mercado. Segmentar sua área de atuação é uma importante estratégia de gestão, pois além de melhorar o serviço oferecido, reduz custos, e agiliza a execução do serviço. Com a segmentação é possível investir em maquinário específico com tecnologia de ponta. Um ponto importante no processo de segmentação é conseguir levantar os dados para tomar a decisão, mais uma vez o software para gestão de oficina vai te ajudar.

Padronização, Software para oficina mecânica ajuda a estabelecer processos e no cumprimento dos mesmos.
Crie uma rotina de trabalho padronizada, principalmente nos setores burocráticos, como financeiro, fornecimento de orçamentos, mas também na execução do serviço. A padronização agiliza o processo de mensuração de resultados. Facilitando a identificação dos erros e acertos. No entanto, de forma manual fica mais difícil,  quando usamos uma ferramenta apropriada para o serviço tudo se torna mais fácil, por  isto para evitar erros, para otimizar os processos e resultados, busque auxílio de um sistema gerencial.

Controlar o estoque da oficina

Sem um software de controle de estoque, você pode acabar comprando mais do que precisa, ou comprar um produto por não saber exatamente se tem ou onde está.  Um software para controle de estoque pode emitir alertas de produtos que estão esgotando para evitar que falte. De qualquer forma perde-se muito dinheiro por isso, é essencial levantar seu estoque e registrar em um software tudo que você tem. Indique o posicionamento para facilitar a busca, a quantidade de cada modelo, os valores de compra e de revenda, as movimentações do estoque e quaisquer outras informações que considerar relevante.

Agilidade na oficina

Uma das características mais atraentes de ferramentas tecnológicas é agilizar processos, tornando o dia a dia empresarial muito mais prático e simplificado. Clientes exigentes e um mercado cada vez mais competitivo demandam rapidez e eficiência. Aplicativos agora fazem parte da rotina de empresas, automatizando funções como lembretes de atividades, lembretes de pagamentos em atraso, reduzindo inadimplência de clientes e muito mais.

Organização da oficina

Manter dados centralizados e armazenados eletronicamente proporciona um controle geral otimizado. Por meio de softwares de gestão de oficina é possível ter controle das finanças, despesas, relatórios e outros dados valiosos mantidos em um único local, facilitando acesso para futuras consultas. Graças à inovação tecnológica, é possível cadastrar e consultar produtos em poucos cliques.

Otimização de recursos da oficina

Outra facilidade de plataformas digitais para gestão é o controle eficiente de todo o processo de abertura e fechamento de ordem de serviço, todo processo interligado as  transações financeiras e estoque.

Quando uma oficina mecânica precisa de um software?

Quando você estiver levando mais tempo para conciliar as finanças no fim do mês ou suas previsões de serviços realizados sejam baseadas mais em adivinhação que em números sólidos. Sua oficina esta com problemas para administrar o volume de serviços que recebe e, como consequência, a satisfação do cliente vai mal. Você não faz ideia de quanto estoque tem em seu depósito. Se isso parece um pouco com o que acontece em sua oficina, pode ser a hora de considerar um sistema para gestão de oficina mecânica. Enfim, na gestão de oficinas mecânicas de forma eficiente você vai precisar de um software “arrume a casa”!